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Archivar es una de las tareas que más nos desagrada, así que rara vez encontramos tiempo para poner orden en el desorden. Para evitar ese desorden es preciso, crear una cultura archivística, lo que significa normalizar esta tarea y diseñar un sistema de archivo que satisfaga las necesidades de la oficina tanto presentes como futuras.

En toda compañía existen tres tipos de archivo:

• Archivo del puesto: es el archivo para documentación que está en trámite, de uso muy frecuente por parte de un usuario, y que tiene que estar al alcance de su mano. Para este tipo de archivo podemos usar desde cajoneras con archivador incluido, archivadores metálicos de diferentes tamaños o  armarios con carpetas colgantes, dependiendo de las necesidades de cada puesto buscaré el sistema más adecuado.
• Archivo departamental: en éste se conservan documentos que son utilizados con mucha frecuencia por todas las personas que integran un departamento, y cuyo trámite ya ha finalizado. El sistema recomendable para este archivo es conservar los documentos en armarios, donde ordenadamente se colocan en carpetas AZ. Se utilizan armarios metálicos o melamínicos que pueden incluir carpetas colgantes para un acceso más ágil a la documentación.

• Archivo Corporativo: en este archivo se conservan aquellos documentos que tienen un valor histórico o legal, y por lo tanto no son eliminados, y aquellos que se conservan por otros motivos internos de la empresa, y que se consultan de forma muy esporádica. Se recomienda la utilización de cajas de archivo, para documentos imperecederos. Para este tipo de archivo de gran volumen existen sistemas específicamente diseñados para ocupar poco espacio ofreciendo un gran volumen de archivo, es el llamado almacenamiento móvil.  Estos sistemas permiten liberar espacio reduciendo costes de almacenamiento y liberar valioso espacio de oficina.

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La salas de reunión son una de las zonas comunes más importantes de una empresa.  Al planificar nuestras oficinas debemos considerar cuál va ser su uso, quién las va a utilizar, con qué frecuencia,donde se situarán, etc.

Diferenciamos dos tipos: Salas Operativas y Salas de Dirección.

Las salas de reunión operativas, se sitúan próximas o dentro de los departamentos a fin de evitar desplazamientos de las personas.  El trabajo en equipo se ha convertido en un método eficaz de gestionar la empresa actual. Cubrir las necesidadees de reunión dentro de la propia oficina operativa es la función básica de las salas de reunión operativas. Se pueden encontrar  desde mesas para pequeñas reuniones de 3 o 4 personas hasta grandes mesas para grupos amplios. Las nuevas mesas se diseñan pensando en que ofrezcan múltiples combinaciones a la hora de adaptar su configuración a las necesidades diarias de la empresa.

La superficie que debe ocupar una sala de reunión depende del número de personas que vayan a reunirse en la misma. Las dimensiones de las mesas de reunión nos indican la superficie necesaria para cada sala. Si la medida óptima de estas mesas oscila entre los 0.60 y 0.80 m por persona, conociendo el número de personas que vayan a reunirse, podremos calcular la superficie necesaria para cada sala de reunión.Formas simples y estructuras compactas, esta es la formula con la que podrá dotar a su oficina de espacios donde poder reunirse de la forma más cómoda posible.

Las salas de reunión de Dirección. La mesa de juntas ya no es únicamente el lugar donde atender a clientes y proveedores si no también el corazón de la empresa donde se mentienen reuniones del equipo directivo, donde se toman decisiones importantes,… En estos casos la imagen de la sala de juntas es muy importante y se debe cuidar hasta el último detalle.  En Ofiprix lo sabemos y le ofrecemos una gama amplia y cuidada de posibilidades en los colores y diseños más actuales del mercado.

Existen diferentes distribuciones posibles en función del tipo de reunión y de la cantidad de personas que se vayan a reunir. Aunque en oficinas la más habitual es la en forma de O en algunos momentos podemos utilizar alguna otra.

• En U. Las mesas forman una U dejando abierta la parte frontal para el ponente.
• En O. Las mesas adoptan una configuración cerrada de modo que todos los asistentes quedan en el campo de visión del resto.
• En teatro. Las sillas se disponen en filas orientadas hacia el lugar donde se hará la exposición.
• En escuela. Los asistentes se colocan como en el caso anterior pero todos cuentan con una mesa.

Una opción muy cómoda son las sillas y mesas multifuncionales que pueden montarse y desmontarse fácilmente para resolver cualquier imprevisto, reunión o conferencia, con tantas posibilidades como su imaginación  le permita. Las patas disponen de reguladores de altura y son desmontables para facilitar su almacenamiento.

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La zona destinada a recepción es una parte esencial en la red y control de circulaciones en un edificio de oficinas. Existen una serie de movimientos circulatorios que suceden al mismo tiempo: personal permanente, visitantes, entregas…todo ellos deben ser identificables y controlables desde el punto de vista de la entrada, circulación y salida.

Lo más práctico suele ser disponer de un área de recepción y una o varias pequeñas salas de visita cercanas a ésta, que además de espera sirven como lugar donde el personal de la empresa celebra breves reuniones, por ejemplo, con proveedores. Lógicamente, la recepción debe situarse próxima a la entrada, y su diseño y tamaño varían en función de la cultura de la empresa y de su actividad.

En la recepción se utilizan tableros especialmente diseñados para un puesto de Atención al Cliente. Su principal cualidad es que el ordenador no interfiere entre el usuario y las visitas que atiende; el equipo informático no está situado entre las dos personas que están hablando, una enfrente de la otra, y por lo tanto no impide su visión. Al concebir este tipo de puestos se diseñan dos áreas de trabajo claramente diferenciadas; una para que la persona que atiende al público consulte el ordenador, y otra donde atiende a las personas que recibe. 

También debemos decidir cual será el tiempo de atención necesario para cada visita, pues si se trata de un tiempo prolongado será importante que dispongamos de espacio para atenderlos sentados. Como cada empresa suele tener unas necesidades distintas y los espacios varían mucho, los muebles de recepción suelen ser modulares y se personalizan según las necesidades de cada cliente.

El área de recepción es lo primero que van a ver sus clientes, proveedores y visitas.  La primera impresión siempre es muy importante y debemos intentar ofrecer una acogida cálida proyectando una atmósfera agradable y moderna de nuestra empresa. Además podemos remarcar los rasgos que definan la personalidad de nuestra empresa en esta primera impresión dotando al espacio de recepción de una personalidad acorde con los valores empresariales que representa ya que el espacio de recepción es el escaparate de nuestra empresa.

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